Hệ thống erp là gì? Những điều cần biết về hệ thống Erp

Thảo luận trong 'Tin tức tổng hợp' bắt đầu bởi nafseo, 13/12/21.

  1. nafseo

    nafseo Expired VIP

    Bài viết:
    117
    Đã được thích:
    0
    Điểm thành tích:
    16
    Gần đây hệ thống thông tin quản lý ERP trở nên nóng hơn trong cộng động doanh nghiệp. Người ta nói nhiều đến ERP – Enterprise Resource Planning hay Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp Tổng thể, nhưng ít doanh nghiệp có sự hiểu biết cặn kẽ. Có DN nói đang ứng dụng hệ thống ERP, nhưng thực chất chỉ triển khai một hai module nào đó. Một DN mua nhiều giải pháp của nhiều hãng phần mềm khác nhau, kết hợp chúng lại khá lỏng lẻo, chắp vá, liệu có thể tuyên bố ‘Công ty chúng tôi dùng phần mềm ERP’ không?

    Hệ thống ERP là gì?

    ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning, đây là hệ thống giúp hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Đơn giản hơn, ERP dùng để quản lý tất cả hoạt động của tổ chức hay doanh nghiệp.

    Chức năng chính của ERP là tích hợp tất cả các phòng ban, tất cả các chức năng của công ty vào một hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi dễ dàng hơn, nhưng cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác. cùng với nhau. Nói cách khác, bạn có thể tưởng tượng ERP là một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng làm việc về tài chính, con người, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất nhiều thứ khác.

    Enterprise Resources Planning - ERP là phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ cho phép một tổ chức sử dụng một hệ thống các ứng dụng tích hợp để quản lý doanh nghiệp và tự động hóa nhiều chức năng liên quan đến công nghệ, dịch vụ và nguồn nhân lực.

    Khác biệt cơ bản của hệ thống ERP so với việc duy trì nhiều phần mềm quản lý rời rạc

    Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng hệ thống ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành…) là tính tích hợp. Hệ thống ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty phần mềm và cách hiểu về phần mềm hệ thống ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về phần mềm thông thường. Phần mềm hệ thống ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo quy trình.

    >> Xem thêm: Phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

    Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

    Bởi lẽ tất cả quy trình làm việc đều được thực hiện trên ERP, nên doanh nghiệp có một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất. Đó là tiền đề đầu tiên cho việc “data mining” - phân tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau nhằm trợ giúp đưa ra quyết định kinh doanh.

    ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính

    Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên chắc chắn có độ chênh lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi thứ liên quan đến tài chính được tổng hợp lại ở một nơi - một phiên bản duy nhất xuyên suốt tất cả các phòng ban, cơ sở. Khi một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.

    Cũng nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, các doanh nghiệp lớn và phức tạp không cần phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu nữa. Bất cứ khi nào muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, chỉ cần nhìn vào những con số sau cùng của dòng dữ liệu trên ERP.

    ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc

    Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng nhiều bước, nhiều khâu giống như một mạng lưới phức tạp. Tốc độ dòng công việc phụ thuộc vào hai yếu tố chính: có xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không, và trong quá trình chuyển giao đó có gặp phải chướng ngại vật gì.

    Rõ ràng việc chuyển chứng từ bằng giấy tới tay một nhân viên xác định không thể sánh bằng tốc độ của chứng từ điện tử. Hay trong việc vận chuyển hàng hóa từ kho bãi tới các cơ sở kinh doanh, một quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ tới được tay người thủ kho rất nhanh chóng. Bằng cách giải quyết các “nút cổ chai” và rút gọn khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp.

    ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

    Trên thực tế, nhiều khi doanh nghiệp gặp rắc rối bởi nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua các bộ phận làm việc khác nhau. Chẳng hạn, con số viết tay "14" thùng hàng rất dễ nhầm thành "19", hay lỗi gõ Word biến khách hàng " Phạm Quỳnh" thành khách hàng "Phạm Quyên". Những sai lầm như vậy ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm việc của cả quy trình, làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp, suy giảm tính minh bạch, hơn nữa còn gây mất đoàn kết nội bộ nhân viên.

    Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên rồi được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều tiếp cận tới dữ liệu gốc này chứ không phải một bản copy “tam sao thất bản”.

    ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

    Một cơ sở dữ liệu tập trung và các quy trình nghiệp vụ được sắp xếp thành dòng cố định sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng Audit track (tìm vết) của phần mềm ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra cũng như những nhân viên liên quan đến bút toán đó.

    Việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên cũng được tối ưu. Nhà quản lý chỉ cần ở một nơi, mở giao diện hợp nhất của ERP ra là có thể nắm trong tay tất cả kết quả làm việc của tất cả nhân viên, từ những con số nhỏ nhất như trong buổi sáng nay nhân viên đó đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu.

    Một số phần mềm ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ, nhà quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

    ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

    Phần mềm ERP thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa các người dùng thuộc cùng một hệ thống. Đó là việc chat riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân giống như cơ chế hoạt động của một mạng xã hội nội bộ thực thụ.

    >> Xem thêm: Các phần mềm Erp hiện nay
     
    Đang tải...
: Natech

Chia sẻ trang này